Arquivo Digital: um contributo para a reflexão

São inúmeras as soluções existentes no mercado referentes a programas de gestão de escritórios de advogados. Umas mais completas que outras, umas mais intuitivas e com melhor usabilidade que outras e ainda umas mais económicas que outras. Contudo, poucas serão – se é que já existem no nosso mercado – soluções sensíveis à criação de processos digitais. Mas o que é isto de processos digitais?

Na verdade, falamos de processos digitais porque emerge uma necessidade para além de guardar os documentos digitais criados para um determinado processo. Falamos, em concreto, do processo integral existente no arquivo em papel e, portanto, de algo que replica o conteúdo daquele e que transporta para um segundo plano ou plano paralelo o arquivo em papel.

Este processo digital é, assim, composto de toda a documentação que envolve determinado processo em arquivo: desde documentos elaborados internamente, recebidos e enviados por correio electrónico, fax e via postal, contendo também os registos de actividade processual, documentos de despesas, memorandos, pareceres, etc.

Mas este processo digital não é nem pode ser uma simples pasta com documento existente algures num qualquer directório organizado dentro do PC ou do servidor do escritório. Antes ele terá que ser um verdadeiro dossier ordenado e organizado pela ordem que existe no dossier correspondente em papel, procurando reproduzir uma cópia fiel daquilo que é o processo real.

Isto implica algumas preocupações e a definição de procedimentos internos coerentes, estáveis e de implementação facilitada e económica (quer ao nível do tempo de execução, quer ao nível do custo de implementação das soluções de software e de hardware).

E esta preocupação é necessária? Bom, diríamos que se não vivêssemos o drama documental em que vivemos, agravado pela multiplicidade de suportes em que a informação circula (ficheiros electrónicos, cartas, faxes, post its, apontamentos manuscritos, registos telefónicos, etc.), então esta preocupação seria um luxo e até mesmo, eventualmente, uma leviandade. Mas a verdade é que vivemos nesse tempo e por mais organizados que sejamos é natural que haja uma tendência para o arquivo em papel não estar actualizado e completo de forma instantânea e, já acontece, íntegra (ausência no mesmo de troca de informação entre colaboradores que foi estabelecida pela via electrónica, por exemplo: isto porque, por exemplo, um dos intervenientes não dirige o processo e não a preocupação de o actualizar).

Emerge assim e de imediato a necessidade de reflectir sobre a normalização da criação e arquivo dos documentos, iniciando aí a gestão documental. Também a uniformização de critérios no modo como se cria, se formata e se nomeia os documentos é fundamental!

Por isso as soluções a implementar devem privilegiar a simplicidade e eficácia, tendo por base as seguintes preocupações:

- Integração dos documentos em papel no arquivo digital, através de um processo de digitalização normalizado e que use o mínimo de recursos do hardware (evitando o excesso de qualidade gráfica);

- Integração, através de plug-ins simples e de execução rápida, dos documentos e das mensagens trocadas por correio electrónico;

- Arquivo dos documentos digitais criados pelos utilizadores/colaboradores;

- Indexação coerente e uniforme de todo o tipo de documentos em processo devidamente organizado e estruturado no sistema de árvore de arquivo digital de gestão do escritório;

- Consulta e acesso aos documentos através do dossier, que é exibido na lógica do arquivo real e que não deve descurar os motores de pesquisa e de acesso rápido a documentos.

Um arquivo digital deve ter as seguintes propriedades:
- Fidedignidade
- Integridade
- Conformidade
- Inteligibilidade
- Sistematização

Ao nível de requisitos, deve-se ter em consideração para a gestão de arquivos
Electrónicos;
- Plano de classificação
- Controlo de segurança
- Retenção e destino
- Captura de documentos de Arquivo
- Referenciação
- Pesquisa, recuperação e apresentação
- Meta-informação

A montante e uma vez implementado com sucesso uma solução de Processo Digital ou de Arquivo Digital, reduzir-se-á o recurso à impressão de cópias internas e sua reprodução – o que também tem implicações ambientais – bem como poderá atingir-se um grau de preferência do processo digital sobre o processo real, assumindo este uma função de crescente dispensabilidade e de complementaridade, vendo reforçada a sua posição ao nível do arquivo de segurança. Por outro lado, poderá ser possível deslocar o arquivo físico das instalações, libertando espaço e destinando a outros fins.

Estas preocupações e a implementação de soluções reforçam o trabalho colaborativo, oferecem flexibilidade e acessibilidade, contribuindo para uma melhor utilização da informação disponível.

Esta reflexão procura ser um mote para um debate mais alargado que poderá também envolver as soluções tecnológicas ao nível dos tribunais e das repartições, no sentido de se dar preferência a soluções normalizadas, de integração aberta, permitindo uma concorrência na oferta e uma maior liberdade e acessibilidade na procura.

A normalização é, portanto, um factor chave essencial que poderá ter inspirações em projectos de sucesso já implementados noutros sectores. A título de exemplo, podemos citar as soluções de gestão de conteúdos e arquivo ao nível do Departamento de Defesa Norte-Americano, bem como das grandes multi-nacionais de consultoria e acessória, empresas de aviação (que ao nível engenharia e construção, quer ao nível do transporte), produção automóvel, etc.

Data: 2006-12-14 | Autor: Rui Maurício
 

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